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Professionnel du froid commercial et industriel, vous faites face à la complexité d’un secteur en pleine expansion, à une demande et une concurrence grandissantes ? Vous trouvez que les régulations s’accumulent et se complexifient ? Pire, vous manquez de personnel car le métier est en tension et sous-valorisé ?
Aujourd’hui, les installateurs ou réparateurs ont besoin d’évoluer pour s’adapter au marché. Gestion des achats et des stocks, gestion des contrats d’entretien et de maintenance mais aussi gestion des factures et des plannings… Et si le logiciel froid et climatisation était LA bonne réponse pour optimiser la gestion de votre entreprise, simplifier vos tâches à forte valeur ajoutée et accroître votre attractivité ?
Mais comment un logiciel dédié au froid impacte-t-il la productivité sur les plans organisationnels, techniques et financiers ? Nous vous détaillons son fonctionnement !
Aujourd’hui, le métier de technicien spécialisé est très demandé sur le marché du travail. Le nombre d’offres d’emploi est d’ailleurs bien supérieur au nombre de candidats. Avec un taux d’embauche en CDI d’environ 90 %, vous devez innover et penser à différents moyens de valoriser ce poste dans votre structure. Si le salaire et les avantages financiers habituels sont un bon début, n’oubliez pas de mettre en avant toutes les actions réalisées pour simplifier le quotidien de vos techniciens et assurer leur bien-être.
Une des possibilités, est de faciliter la réalisation des tâches importantes, comme la rédaction du compte rendu d’intervention. Dans cette démarche, vous pouvez compter sur l’évolution des formations vers le numérique.
Depuis quelques années, on observe une digitalisation importante du métier de technicien. Différents outils leur permettent ainsi d’échanger avec leur hiérarchie, garantissant ainsi une meilleure coordination et une communication plus efficace : le technicien n’est plus seul sur le terrain.
Ainsi, le bon d’intervention papier est remplacé par des outils numériques divers :
Mais, la digitalisation ne s’arrête pas à la fourniture d’outils ! Il s’agit aussi pour vous de faire monter en compétences vos salariés sur des logiciels de gestion de la maintenance.
Soyez vigilant !
Pour connecter vos techniciens, ce ne sont pas les offres qui manquent. De nombreuses applications aux multiples fonctionnalités sont disponibles sur le marché. Prenez le temps de choisir le bon outil : se disperser peut vite s’avérer contre-productif. Nous vous conseillons de vous focaliser sur la fonctionnalité de base, accessible à tous, pour débuter l’implémentation de la fiche intervention digitalisée.
La fiche d’intervention est l’outil principal du technicien et retrace tout son travail sur le terrain. Sa digitalisation au moyen d’un logiciel froid et climatisation est donc plus que pertinente dans le cadre de l’optimisation d’une activité d’installation ou de réparation de matériel frigorifique.
Cette fiche d’intervention, une fois digitalisée, offre de multiples atouts :
Finalement, avec un tel outil, les retombées positives sur votre activité sont directes : meilleure satisfaction de vos techniciens mais aussi de vos clients.
À noter : pour gagner en rapidité, vous comprendrez bien que cette fiche n’a d’intérêt que si elle est couplée à un logiciel central de gestion : votre ERP.
Comme son nom l’indique, un multi-planning est un planning englobant tous les autres. Il s’agit d’une fonctionnalité liée à votre logiciel de gestion : les interventions des techniciens, l’organisation des tournées en fonction des obligations à long terme et les urgences doivent y être centralisées
La gestion multi-planning offre une meilleure visibilité et lecture de l’organisation à trois niveaux :
Organiser le planning d’intervention de vos équipes peut vite se transformer en casse-tête. La solution ? Un outil intelligent qui prendra toutes vos variables en compte et facilitera vos décisions. Le résultat est sans appel : vous arrivez à optimiser les plannings de chacun et à mieux enchaîner les rendez-vous clients.
La vue d’ensemble qu’offre ce type de planning vous aide à voir plus loin : vous limitez les pièces non commandées à temps, les stocks non à jour, les véhicules techniciens pas assez achalandés…
Mais avant de pouvoir vous reposer sur cet outil, vous devez d’abord le prendre en main : pour cela, choisissez votre prestataire en fonction de l’accompagnement qu’il propose. Toutes les fonctionnalités et solutions ne seront pas adaptées à vos besoins. Parce que la maîtrise du changement est importante au sein d’une entreprise, faites accompagner vos équipes (et vous-même) pour gagner en sérénité !
La clé du management à distance est l’interconnexion entre le personnel du central et celui du terrain. C’est pourquoi investir dans une application où vos équipes pourront retrouver rapidement toutes les informations de tournées est fondamental. Intégrer la gestion multi-planning à votre activité – en plus de la digitalisation des techniciens – ajoute un plus à leur autonomie : leur planning est ajusté en temps réel !
Mais manager à distance via un outil numérique ne veut pas dire laisser de côté l’humain. Bien que votre activité soit digitalisée, vous ne devez pas oublier de :
Soigner le management à distance est nécessaire pour la rétention de vos talents, car n’oubliez jamais que pour un collaborateur épanoui, ce sont des clients satisfaits !
PRÊT À VOUS LANCER ?
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Une prise de contact rapide et un premier échange pour se découvrir.
Le contrat de maintenance est peu répandu dans le secteur du froid et de la climatisation car il peut paraître complexe et fastidieux à réaliser. Pourtant, en tant que spécialiste du froid vous pouvez en tirer de nombreux bénéfices.
Si la digitalisation des contrats de maintenance semble être une tâche chronophage administrative supplémentaire, le logiciel s’avère être un puissant outil de gestion capable d’automatiser l’édition des contrats une fois le modèle créé.
Il s’agit donc d’une solution capable de prendre en charge la génération des devis, des factures, des rapports d’interventions…
Une fois mis en place, le logiciel assure un suivi à 360° de la gestion de vos contrats de maintenance en climatisation et en frigorifique. La relation commerciale est ainsi encadrée, il y a donc des obligations et des actions sous-entendues, que ce soit de votre côté ou de celui du client.
L’indicateur de maintenance peut figurer sur chaque contrat et rendre possible les prévisions sur le moyen / long terme : vous savez si vous avez fait mieux ou moins bien que ce qui était prévu.
Cet outil centralise toutes les informations et permet de croiser les différents KPIs de maintenance pour en tirer des conclusions.
Comment choisir des indicateurs de maintenance pertinents ?
Adressez-vous à l’équipe de maintenance, en collaboration avec le management, pour choisir des KPIs pertinents.
Vous pourrez ainsi définir les données à suivre (le nombre d’interventions réalisées, la disponibilité des équipements, la satisfaction des clients, etc.) et définir les axes d’étude de ces données (par type de machine, localisation, date, etc.) afin d’obtenir un ensemble d’indicateurs actionnables.
Une fiche de stock est un document dédié au suivi précis des entrées et des sorties de vos pièces détachées, machines disponibles… En bref, elle permet de centraliser et de numériser les données sur le stock de vos actifs.
Les logiciels ERP sont capables de concentrer les informations sur le stockage. Une fonctionnalité bien utile quand on sait que l’inventaire fait perdre de nombreuses heures aux entreprises chaque année !
Eh oui, si gérer un stock s’inscrit dans la routine quotidienne d’un entrepôt, cela reste une activité chronophage, en particulier lorsqu’elle n’est pas informatisée. Pourtant, cette opération cristallise plusieurs enjeux :
En 2018, une étude Emerson estimait qu’un technicien de maintenance pouvait passer jusqu’à 25 % de son temps à chercher des pièces de rechange ou autres consommables nécessaires à ses activités quotidiennes. Il n’est donc pas négligeable d’intégrer le numérique pour améliorer la gestion de vos stocks !
Avec un logiciel froid et climatisation dédié vous :
Le formulaire CERFA est un incontournable légal pour les professionnels du froid. Le compléter est essentiel à chaque intervention d’un technicien lorsqu’il y a manipulation de fluides frigorigènes. Bonne nouvelle pour vous : le remplissage du formulaire CERFA est aussi numérisable !
La manipulation et l’utilisation des fluides frigorigènes génèrent de nombreux risques :
Pour les professionnels du froid, il est primordial de connaître les produits utilisés et les mesures de prévention et de traçabilité existantes avant d’utiliser le moindre produit. C’est la raison d’être du CERFA fluide frigorigène.
Points de détail sur les fluides frigorigènes
Règles et inspections des installations avec fluides frigorigènes
Un contrôle périodique d’étanchéité est prévu par la réglementation pour toutes les installations dès lors qu’elles contiennent plus de 2 kg de ces gaz. Ces inspections sont réalisées par des organismes et des experts habilités (par exemple la DREAL : la Direction de l’environnement, de l’aménagement et du logement).
Ces organismes sont chargés de la conformité administrative et technique des équipements mais aussi de la réalisation des contrôles réguliers d’étanchéité par des opérateurs agréés dans les conditions fixées par la réglementation.
Vous êtes dans l’obligation de remplir le CERFA climatisation 15497 dès qu’un technicien intervient sur un équipement avec fluides frigorigènes, et pour le suivi des déchets après intervention. Il se compose de trois grandes parties :
Point de vigilance, il est plutôt fastidieux de remplir ce document à la main sans risque d’erreur. C’est en cela que le CERFA dématérialisé est avantageux : il est disponible sur un support numérique et directement transmis, grâce à l’application du technicien, au logiciel ERP spécialisé froid industriel.
Le CERFA 15498
Le CERFA 15498 est un autre type de contrat, relatif à l’assemblage et à la mise en service d’un équipement préchargé contenant des fluides frigorigènes.
Pour aller plus loin dans le remplissage de la fiche CERFA, consultez les informations relatives sur le site du ministère de l’Intérieur.
La dématérialisation de vos processus de maintenance – au moyen d’un logiciel froid et climatisation – entraîne une diminution des coûts liés à l’humain, une simplification de vos processus et une efficacité prouvée. En milieu industriel, elle représente une réelle démultiplication du gain temps/argent si toutes les étapes sont au rendez-vous.
En tant que professionnel du froid industriel, privilégiez un ERP spécialisé, en fonction des problématiques de votre activité. Et veillez à répondre aux exigences légales et administratives dues à la manipulation de fluides frigorigènes. Chez Mistral Informatique, nous proposons un ERP qui s’inscrit au cœur de votre activité, et qui vous permettra de gagner en productivité sur les tâches à forte valeur ajoutée.
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