Facturation électronique 2026 : identifiez vos cas d’usage

La transition vers la facturation électronique s’accélère : plus que 286 jours avant septembre 2026, date à partir de laquelle toutes les entreprises devront se conformer progressivement aux nouvelles obligations d’émission et de réception des factures électroniques. Le délai se réduit, et il est désormais essentiel d’engager une préparation méthodique pour assurer une transition fluide et conforme.

Pour les professionnels de la vente, location et maintenance de matériels agricoles, BTP et industriels, cette transition ne se résume pas uniquement à changer la façon d’envoyer une facture. Elle implique de comprendre finement ses flux métier, ses partenaires et ses usages quotidiens. Parmi les étapes indispensables, l’une est souvent sous-estimée, alors qu’elle conditionne tout comme l’audit de sa base de données, la réussite du projet : l’identification des cas d’usage.

Dans cet article, nous revenons sur ce que recouvrent ces “cas d’usage”, pourquoi ils sont essentiels dans nos métiers spécifiques, et comment bien les préparer en amont.

Cas d’usage : de quoi parle-t-on exactement ?

Dans le cadre de la réforme, un “cas d’usage” correspond à une situation concrète dans laquelle une facture électronique est émise ou reçue, selon un contexte précis : nature de la transaction (vente, location courte durée, location longue durée, prestation de service, réparation, pièces détachées, garantie, commission…) modalités de facturation (multi-commandes, multi-livraisons, régularisation, acompte, auto-facturation…) rôle dans le flux (émetteur, récepteur, les deux), plateformes ou outils impliqués (ERP, PDP, PPF…) partenaires (clients publics, privés, sous-traitants, fournisseurs).

Chaque entreprise cumule généralement plusieurs cas d’usage. La distribution de matériel neuf dans une concession agricole, n’a rien à voir avec la location courte durée d’un télescopique. Les cartographier est donc indispensable.

Pourquoi cette étape est si importante dans vos métiers ?

Vos secteurs, matériels agricole, BTP, manutention se caractérisent par des flux souvent complexes :

• Multi-livraison / multi-retrait, notamment lors de chantiers ou d’installations
• Location courte durée avec prolongations ou modifications
• Contrats de maintenance générant des facturations récurrentes
• Clients professionnels multi-sites avec adresses multiples de facturation ou de livraison
• Mandats de facturation, notamment pour les coopératives ou groupes
• Auto-facturation dans certains cadres contractuels
• Gestion des commission agents
• Facture de garantie
• ..

La réforme impose des règles strictes, notamment via l’article 289 bis du CGI, qui définit les mentions obligatoires à faire figurer sur les factures électroniques (nature des opérations, statut, flux concernés, TVA, etc.). Sans une identification préalable des cas d’usage, les risques sont nombreux : erreurs de données et rejets de factures, retards d’encaissement, difficultés d’interconnexion avec les plateformes, paramétrages ERP incorrects, surcharge administrative en interne. En clair : bien définir ses cas d’usage aujourd’hui, c’est éviter les blocages demain.

Une démarche structurée : l’outil indispensable

Pour vous accompagner, une fiche dédiée “Identification des cas d’usage” réalisée en partenariat avec Quadient est mise à votre disposition.

Elle permet à chaque entreprise de :

• Cocher les cas qui la concernent (ventes, locations, services, multi-livraisons, auto-facturation, etc.)
• Inventorier les mentions obligatoires à intégrer sur les factures électroniques
• Documenter les spécificités de ses flux (plateformes utilisées, rôles, fréquence, particularités clients ou fournisseurs)
• Suivre l’avancement de son projet en cochant les cases une à une

Cette fiche se conserve tout au long du projet jusqu’à la mise en conformité complète.

Elle complète également le travail réalisé lors de l’étape précédente :
L’audit de la base clients-fournisseurs, indispensable pour s’assurer que les informations de facturation sont fiables, à jour, et compatibles avec les exigences du e-invoicing.

Comment s’y prendre concrètement ?

Pour une transition réussie, voici la démarche recommandée :
1. Réunir vos équipes opérationnelles
Facturation, comptabilité, administration des ventes, chefs d’atelier, responsables location… chacun peut apporter une vision différente du terrain.
2. Parcourir la fiche cas d’usage point par point
Cochez ce qui correspond à votre activité, éliminez ce qui ne vous concerne pas, ajoutez vos particularités métier.
3. Identifier les flux atypiques
Mandats, auto-facturation, factures internes, contrats de longue durée… mieux vaut tout lister dès maintenant.
4. Vérifier les mentions obligatoires
L’article 289 bis du CGI impose un socle d’informations strictes. Mieux vaut s’y conformer dès aujourd’hui. A noter que notre ERP prend déjà en compte l’ensemble de ces mentions.

5. Conserver la fiche comme feuille de route
Ce document vous servira lors des étapes suivantes, notamment pour le paramétrage de votre ERP et la connexion aux plateformes (PDP/PPF).

L’identification des cas d’usage n’est pas une formalité, c’est la clé d’une transition réussie.
Dans un secteur où les opérations sont variées et les flux parfois complexes, définir ses cas d’usage est l’étape stratégique qui garantit :
– Une mise en conformité sereine,
– Un paramétrage ERP adapté à votre métier,
– Une communication fluide avec vos partenaires,
– Une facturation électronique fiable et sans rejet.

Plus vous anticipez, plus la transition vers septembre 2026 sera simplifiée.
Téléchargez la fiche d’identification et commencez dès aujourd’hui à cartographier vos flux.