Les fonctionnalités clés d’un bon ERP pour un loueur de matériels

La location de matériels se porte bien, elle ne cesse de croitre. Les derniers chiffres du DLR (Fédération qui regroupe toutes les entreprises des secteurs de la distribution, de la location, de la maintenance et des services pour les matériels destinés au BTP et à la manutention), parlent d’eux-mêmes : +7% de croissance de l’activité de la location.
Pour profiter du dynamisme du secteur, les entreprises du secteur ont tout intérêt à disposer de solutions logicielles performantes à même de les aider dans leur gestion quotidienne.

Quelles sont les fonctionnalités déterminantes d’un logiciel de gestion pour un loueur ?

1- Gérer le Planning de location :

Sans une bonne solution de gestion du planning de location, votre organisation ne pourra pas atteindre une bonne performance économique. Le logiciel de location doit faciliter la planification des entrées et les sorties du matériel. Le logiciel planning location doit aussi vous permettre de gérer tous les évènements inhérents à une activité locative (entrée, sortie, interruption, sous-location…). D’un coup d’œil, le loueur doit pouvoir visualiser les contrats en cours, les matériels à l’atelier ou encore les fins de contrats. Grâce à lui, vous allez enfin pourvoir :
•     optimiser le parc de location
•     rechercher facilement des données dans l’historique de location
•     saisir rapidement des interventions et mettre à jour sur le planning

2- Gestion des contrats de location :

La gestion des contrats de location doit permettre aux loueurs de matériels une gestion simple et rapide de la vie de leurs contrats. Elle doit couvrir ainsi toutes les étapes, du bon de sortie au bon de retour ainsi que l’ensemble des aléas liés à la location d’un matériel. Avec une solution de gestion des contrats de location, vous allez pouvoir gérer aussi bien les bons de sortie, les interruptions, les bons de retour complets ou partiels.

3- Gestion des entrées et des sorties de matériels :

L’entrée et la sortie d’un matériel sur le parc est souvent une opération qui peut vite être fastidieuse pour le gestionnaire de parc qui doit contrôler avec un maximum de précision la machine, mais aussi pour le client dont le temps est précieux. C’est la raison pour laquelle, les loueurs ont tout intérêt à équiper leurs gestionnaires de parc d’une application mobile qui permet de simplifier les départs et les retours de location, voire la réception et le départ des matériels neufs destinés.

Vous l’aurez compris, ces fonctionnalités, indispensables pour un loueur, permettent d’assurer un suivi détaillé de son parc et une organisation optimale de l’activité. S’ajoutent des applications complémentaires, comme par exemple la gestion du planning réparation, que nous détaillerons l’utilité dans notre prochain article.
Découvrez notre ERP location et nos solutions mobiles n’hésitez pas à programmer un rendez-vous pour découvrir comment nos logiciels locations peuvent vous aider.

4- Check-lists départ/ retour de location :

Cet état des lieux est indispensable pour un loueur et pour la rentabilité de son entreprise. Il doit jongler au quotidien avec des matériels qui sont rendu avec des éléments cassés mais aussi des révisions à effectuer. Cette fonctionnalité vous facilite l’organisation de votre activité en vous assurant :

• La gestion de l’ensemble des mouvements entrés, sorties, matériels
• La sécurisation de votre parc dès le départ et de retour de vos machines
• D’éviter les erreurs et les litiges pour la pérennité de votre activité.

5- Gestion des contrôles préventifs et périodiques :

Le contrôle VGP est une obligation légale, pour toute utilisation de matériels ou engins. Le loueur doit effectuer les vérifications générales périodiques. Utiliser un logiciel VGP et contrôles préventifs, c’est aussi une manière de maintenir la capacité des matériels à être utilisé en toute sécurité.

6- Facturation des contrats :

La facturation pour le loueur, comme pour son client, évite la discorde. Bien calculer le prix d’une location permet une facturation au plus juste. Or c’est loin d’être évident tant, il existe de multiples combinaisons et manières de facturer (au mois, à la semaine, à la journée, à l’heure…). De ce fait, votre solution de gestion de la location doit être suffisamment puissante pour prendre en compte les multiples cas de figure, mais aussi suffisamment simple pour que la facturation ne tourne pas au cauchemar.